In großen Unternehmen redet kaum noch jemand über „Digitalisierung“. Das ist dort so normal wie Strom aus der Steckdose. Die Schlagwörter heißen inzwischen KI, GenAI, Automatisierung, Quanten-irgendwas.
Im Mittelstand ist das Bild bunter. Ich sehe beides: den Handwerksbetrieb, der KI-gestützt seine Baustellen koordiniert, und den Betrieb, der einmal im Monat den Papierordner zum Steuerberater trägt. Sportlich. Nur halt nicht unbedingt die Disziplin, mit der man Geld verdient.
Und dann höre ich oft drei Sätze:
- „Zu teuer.“
- „Bringt nichts.“
- „Ich weiß nicht, was ich damit machen sollte.“
Kann alles stimmen. Trotzdem lohnt sich ein zweiter Blick – nicht aus Technikbegeisterung, sondern aus Unternehmer:innenlogik.
1) Produktivität und Zeitgewinn: Die Minuten, die Sie täglich verlieren
Wiederholte Routinetätigkeiten sind der natürliche Feind Ihrer Produktivität. Belege zusammensuchen. Daten abtippen. Nachfragen klären. Listen pflegen.
Nur ein Beispiel: Wenn Belege zeitnah digital erfasst und automatisch weiterverarbeitet werden, entsteht Übersicht – und weniger „Wo ist das schon wieder?“.
Ein Klassiker aus der Praxis: Angebote → Aufträge → Rechnungen. Wenn dieser Weg digital sauber durchläuft, wird aus „irgendwann verrechnen“ ein planbarer Cash-Prozess und verbraucht weniger wertvolle Zeit.
2) Flaschenhals Schlüsselperson: Wenn alles an einem oder zwei Köpfen hängt
Kleine und mittlere Unternehmen, aber auch EPU sind oft wie eine kleine Küche in der Spitzen-Gastronomie: wenige Leute, hoher Anspruch, wenig Leerlauf.
Das Problem: Wenn die Schlüsselpersonen in Routine kleben, fehlen Zeit und Energie dort, wo Wert entsteht: Kunden, Qualität, Führung, Verbesserung.
Automatisierung ist dann keine „IT-Spielerei“, sondern schlicht Entlastung. Und zwar spürbar und oft auch messbar.
3) Fehlerkosten: Teuer ist oft nicht die Software, sondern der Irrtum
Fehler kosten Geld. Direkt (Korrekturen, Gutschriften, Expresslieferungen). Indirekt (Kundenvertrauen, Nerven, Zeit). In Konzernen puffert das System viel weg. Im KMU kann ein einziger Fehler eine ganze Woche ruinieren. Automatisierte Abläufe reduzieren genau diese „kleinen Katastrophen“.
Siehe auch:
4) Geschwindigkeit: Wer schneller ist, wirkt plötzlich kompetenter
Wir alle gewöhnen uns an schnelle Reaktionszeiten. Auch Ihre Kunden.
Schnelligkeit ist kein Luxus. Sie ist ein Wettbewerbsvorteil – vor allem dort, wo mehrere Anbieter „eh ähnlich“ sind. Digitale Prozesse sind hier wie eine gut geölte Umlenkrolle: Sie sparen
Kraft, ohne dass jemand stärker werden muss.
Und wo können IT-Lösungen unterstützen?
- Digitale Bautagebücher, Fotodoku, Checklisten statt Zettelwirtschaft
- Termin- und Routenplanung für Monteure (weniger Leerlauf, mehr Rechnungszeit)
- Zeiterfassung per App statt Stundenzettel
- Barcode/Scanner für Lager und Material (weniger „Phantom-Bestand“)
- Automatische Nachbestellung über Schnittstellen zum Lieferanten
- Digitale Qualitätskontrollen mit kurzen Standards
- Digitale Angebots-/Rechnungsstellung mit automatischer Übergabe an die Buchhaltung
- CRM „light“: Kundendaten, Historie, Wiedervorlagen – damit Verkauf nicht vom Gedächtnis lebt
- Standardisierte Projektabrechnung (Liquidität wird planbarer)
Das ist bei Weitem keine erschöpfende Aufzählung. Hören Sie sich einmal bei Ihren Branchenkolleg:innen und in anderen Branchen um. Sie werden erstaunt sein, was alles möglich ist!
Nicht alles digitalisieren – aber das Richtige
Dazu braucht es einen Blick auf Ihre versteckten Kostentreiber. Gemeint sind die Dinge, die Kosten verursachen, ohne dass sie als Rechnung daherkommen: Suchzeiten, Abstimmungen, Nacharbeit, Wartezeiten, Rückfragen, „verlorengegangene“ Informationen, Doppelerfassungen etc.
Wenn Sie die Kostentreiber kennen, wissen Sie auch, wo Digitalisierung sich wirklich lohnt.
Digitale Assistenz statt Digitalprojekt
Bitte keine Mammut-Vorhaben. Große Digitalprogramme sterben oft, bevor sie laufen – nicht wegen Technik, sondern wegen Überforderung.
Starten Sie klein. Fokussiert. Ein Prozess. Ein Team. Ein messbarer Nutzen. Seien Sie pragmatisch und beginnen klein.
Mein Fazit
Digitalisierung ist für kleine Unternehmen kein Luxus. Sie ist ein Hebel, damit knappe Zeit, Energie und Aufmerksamkeit der Schlüsselpersonen dort ankommen, wo Wert
entsteht.
Wenn Sie anfangen, dann nicht mit „KI“, sondern mit Klarheit: Wo verlieren wir Zeit? Wo passieren Fehler? Wo hängt alles an einer Person?
Eine Frage der Robustheit
Kennen Sie Ihre Kostentreiber? Wie intensiv haben Sie sich mit Automatisierungsmöglichkeiten beschäftigt? Welche Erleichterungen mit Hilfe der IT fallen Ihnen spontan ein und welche brauchen mehr Beschäftigung?