Ihnen fällt ein, dass Sie kürzlich ein Dokument erhalten haben, in dem Sie eine wichtige Information finden können. Die Frage ist nur: Wo haben Sie das Dokument abgespeichert? Die Information kann Ihnen jetzt schnell weiterhelfen, also suchen Sie …
Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann sind Sie nicht alleine. Genau das ist das Problem, wenn es um die Produktivität des Unternehmens geht. Haben Sie sich schon einmal überlegt, wie viel Zeit Sie und Ihre Mitarbeiter mit dem Suchen verbringen:
- Unterlagen, die nicht an ihrem Platz liegen,
- Materialien, die nicht auffindbar sind,
- Werkzeuge, die vom letzten Benutzer nicht mehr zurückgebracht wurden,
- E-Mails, die unachtsam verschoben wurden,
- eine Adresse, die man sich irgendwo notiert hat …
Die Liste ließe sich beliebig fortsetzen.
Ich selbst bin von meiner Veranlagung her nicht der ordentlichste zwischen Himmel und Erde. Aber ich habe lange Zeit meiner beruflichen Laufbahn in der chemischen Industrie verbracht. Da sind Ordnung und Sauberkeit Schlüsselfaktoren. So musste ich mich zwangsläufig mit dem Thema beschäftigen und habe so für mich selbst einiges dazugelernt. Denn: Es geht nicht nur um die Zeit, die mit dem Suchen verbracht wird, und den Ärger, der damit verbunden ist. Noch gravierender sind:
- die Fehler, die als Folge mangelnder Ordnung passieren,
- Informationen, die verloren gehen,
- Missverständnisse, die daraus entstehen,
- Nacharbeiten, die notwendig werden,
- der schlechte Eindruck, den wir bei Kunden hinterlassen.
Im Einzelfall ist der mit dem Suchereignis verbundene Aufwand überschaubar. In Summe addieren sich diese Ereignisse aber zu einer nicht unbeträchtlichen unproduktiven Zeit auf. Nicht vergessen dürfen wir in dieser Rechnung die Folgekosten aus den eben genannten Gründen. Und noch ein Problem gibt es:
„Suchen macht erfinderisch“, habe ich einmal in einem Kalendersinnspruch gelesen. Damals habe ich mir noch nichts dabei gedacht. Wenn ich mir das aber so recht überlege, dann fallen mir genügend Gelegenheiten ein, bei denen ich beim Suchen abgelenkt wurde, weil ich ganz andere Dinge gefunden habe, die ich vergessen hatte und mich daran erinnerten, dass noch etwas erledigt werden musste oder mich einfach nur neugierig machten.
Ordnung und Struktur sind aber nicht nur notwendig, um die Produktivität des Unternehmens in die Höhe zu bringen. Ordnung und Struktur schaffen erst den Raum, für die notwendige Unordnung, aus der neue und kreative Ideen entstehen können. Die kommen nämlich nicht beim verzweifelten Suchen.
Eine Frage der Robustheit
Überlegen Sie einmal, in welchen Bereichen Sie und Ihre Mitarbeiter:innen immer wieder suchen, Zeit verlieren oder Qualitätsprobleme verursachen. Welchen ersten Schritt können Sie unternehmen, um hier erste Fortschritte zu erzielen?